14 Şubat 2025 tarihli ve 32813 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan ve 1 Temmuz 2025 tarihinde yürürlüğe girecek olan “İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ” (“Tebliğ”) ile;

Sermaye Piyasası Kanunu'na tabi şirketler, holdingler, bankalar, sigorta şirketleri ve kuruluşu ile esas sözleşme değişikliği Ticaret Bakanlığı iznine tabi anonim şirketler 1 Temmuz 2025 tarihinden itibaren;

1 Ocak 2026 tarihinden itibaren kurulacak olan tüm şirketler ise, ticaret siciline tescil ile eş zamanlı olarak elektronik sistemde defterlerinin oluşturulması suretiyle, bu tarihten itibaren,

- Pay Defterleri

- Yönetim Kurulu Karar Defterleri

- Müdürler Kurulu Karar Defterleri

- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defterlerini

elektronik ortamda tutulmak zorunda olacaktır.

Fiziki olarak defter tutmakta iken elektronik ortamda defter tutma yükümlülüğü kapsamına giren şirketler, yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç iki ay içinde düzenlenecek bir kararla birlikte herhangi bir notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptıracaklardır.

Tebliğin yürürlüğe girdiği tarihte ticaret siciline tescil edilmiş (kurulu) olan şirketler ise isteğe bağlı olarak elektronik defter sistemine geçebilecek olup, bir kez elektronik deftere geçen şirketler, her ne sebeple olursa olsun söz konusu defterlerini yeniden fiziki ortamda tutamayacaklardır.

Defterlerini ihtiyari olarak elektronik ortamda tutmak isteyen şirketlerin, alacakları uygun bir kararla, kararın alındığı hesap dönemi içinde herhangi bir notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırmaları gerekecektir. Kapanış onayının ilgili hesap dönemi içinde yaptırılmaması halinde, sonraki hesap dönemlerinde elektronik deftere geçiş amacıyla kapanış onayının yaptırılabilmesi ancak aynı hesap döneminde alınacak yeni bir kararla mümkün olabilecektir.

Elektronik ortamda tutulan defterler için açılış ve kapanış onayı aranmayacaktır.

Fiziki olarak defter tutan şirketlerin elektronik ortamda pay defteri tutmaya başlayacağı durumlarda fiziki pay defterinde yer alan güncel durumu gösteren kayıtlar, elektronik defter tutan şirketin yetkilendirdiği kullanıcı tarafından elektronik pay defterine aktarılacaktır.

Sistemde oluşturulan defterler üzerinde işlem yapma yetkisi, şirket yönetim organı veya yönetici ortaklar tarafından yönetim organı üyeleri, yönetici ortaklar veya üçüncü kişiler arasından belirlenecek sistem kullanıcısına ait olup, sistem kullanıcısı olarak birden fazla kişi belirlenebilecektir. Belirlenen kullanıcılar MERSİS sistemine tanımlanarak kaydedilecektir.

Şirketler, kullanıcının elektronik sistem üzerindeki işlemlerini düzenli olarak kontrol etmek ve yetkisiz işlemleri önlemek için gerekli tedbirleri almakla yükümlü olacaklardır.

Saygılarımızla,

LEV HukukBürosu

Not: Bu yazı içeriğinde yayımlanan her türlü haber, bilgilendirme notu ve yazı kişiye özel veya genel hukuki danışmanlık niteliğinde olmayıp, yalnız Hukuk Büromuzca belirlenen çeşitli konulara ilişkin genel hukuki bilgilendirme yazısı niteliğindedir. Burada yayımlanan herhangi bir haber, bilgilendirme notu veya yazı içeriğinin Hukuk Büromuzca kişiye özel danışmanlık sunulması hariç kişiler tarafından özel uygulamalara temel alınması ile bunların sonuçlarından Hukuk Büromuzun herhangi bir sorumluluğu yoktur. Bu yazıya ilişkin tüm haklar saklıdır.